Pregătirea firmei

Pentru prima discuție nu trebuie să pregătești nimic. Dacă vrei totuși să câștigi timp, lista de mai jos te ajută să alegi un punct de pornire bun.

1. Alege o situație, nu o tehnologie

Gândește-te la o activitate care se repetă și consumă timp. Câteva întrebări utile:

• Ce întrebări primesc colegii de mai multe ori pe săptămână?
• Ce document se scrie mereu de la zero, deși seamănă cu cele anterioare?
• Unde așteaptă lucrurile după o singură persoană?
• Ce informație greu de găsit ar schimba o decizie dacă ar fi disponibilă imediat?

Un punct de pornire bun este frecvent, măsurabil și cu informații disponibile.

2. Află unde stă informația

Notează pentru situația aleasă:

Întrebare	Exemplu de răspuns
În ce programe sunt datele?	Program de facturare, CRM, Excel pe un disc comun
Sunt emailuri importante?	Cererile de ofertă vin pe adresa comercială
Există documente de referință?	Lista de prețuri, condiții de livrare, proceduri
Ce știu doar oamenii?	Excepții pentru clienți vechi, furnizori de rezervă

3. Stabilește cine răspunde

Un proiect are nevoie de:

• un responsabil din firmă, care știe procesul și poate decide;
• persoanele care vor folosi sistemul și vor da feedback în primele săptămâni;
• cine aprobă acțiunile care pleacă din firmă.

4. Gândește-te la măsurare

Cum ai ști că a meritat? De exemplu: timpul pentru o ofertă, numărul de întrebări rezolvate fără să deranjeze un coleg, comenzi întârziate observate la timp. Vezi cum măsurăm rezultatele.

5. Clarifică ce nu are voie sistemul

Este la fel de important ca ce face. Exemple: nu trimite nimic clienților fără aprobare, nu vede salariile, nu modifică prețurile.

Ce nu trebuie să ai

• Nu ai nevoie de date „perfect curate”. Le organizăm în proiect.
• Nu ai nevoie de un departament IT.
• Nu trebuie să schimbi programele pe care le folosești.

Când ești gata, scrie-ne.